AXIS | stratégie, analyse des besoins et déploiement de systèmes de gestion

stratégie, analyse des besoins et systèmes de gestion

stratégies pour faciliter les PME

Des entreprises s'aperçoivent qu'elles peuvent bénéficier souvent des ressources particulières afin de faire face aux problèmes qui se présentent dans la gestion et dans l'administration.

L'approche nouvelle d'un expert de l'extérieur, appliquée uniquement quand il le faut, permet à déterminer rapidement où se feraient les améliorations nécessaires pour augmenter le bon fonctionnement de l'exploitation et la rentabilité de l'entreprise.

Notre intervention vise à réduire les coûts d'exploitation du client, à améliorer ses profits et à lui permettre de bénéficier d'une exploitation simplifiée et plus productive.

L'approche AXIS est centrée sur la planification et le contrôle du travail afin d'affronter une concurrence toujours plus développée. La quête constante de parts de marché implique obligatoirement l'augmentation du rendement, la réduction des stocks, la réduction des temps morts, la réorganisation des tâches administratives, ainsi que la réduction du poids de ces tâches administratives.

Sur le plan stratégique, nous aidons nos clients à décomposer leurs objectifs financiers à chaque niveau de la hiérarchie organisationnelle en des objectifs opérationnels à plus court terme. Parallèlement, cette approche offre une communication bidirectionnelle, depuis l'ensemble des niveaux d'encadrement et de supervision jusqu'aux employés au niveau du service.

L'expérience opérationnelle d'AXIS consiste à répartir la charge de travail du client à la fois entre et au sein des différents services. Nos systèmes de contrôle du travail sont personnalisés pour chaque client afin d'optimiser la planification des tâches et d'identifier les problèmes suffisamment à temps pour que les responsables de l'encadrement et de la supervision puissent prendre les actions correctives nécessaires. De cette manière, le système de contrôle du travail permet une amélioration constante des performances et offre à chaque niveau d'encadrement toute une gamme d'outils permettant d'évaluer la progression par rapport à des objectifs prédéfinis.

opportunités, partenariat et entreprise

Faire pénétrer dans l'infrastructure actuelle des entreprises les avantages de l'utilisation des méthodes et instruments de gestion les plus récentes représente un grand défi. AXIS, société plurilingue expérimentée dans les entreprises européennes et les spécificités culturelles, sert de moyen d'intégration de ces compétences en matière de gestion et de finance.

Les groupes de conseil en gestion au niveau multinational rencontrent des difficultés pour offrir des solutions suffisamment adaptées et rentables aux petites et moyennes entreprises.

La croissance de l'entreprise est assurée par l'optimisation de la marge brute d'autofinancement. Notre expérience dans la mise en place de systèmes de contrôle de la gestion permet aux PME d'augmenter leurs sources de revenus internes et d'améliorer ainsi la situation de leur capital circulant. Parallèlement, une stratégie financière d'entreprise doit garantir un équilibre approprié entre le cycle d'exploitation de l'entreprise et les exigences en capital circulant.

Notre approche prévoit généralement un projet comprenant trois phases distinctes :

phase I : analyse des besoins
phase II : conception et déploiement de systèmes de gestion
phase III : appropriation et pérennisation des améliorations.

des avantages pour les cadres comme pour les employés

une gestion proactive et une implication supérieure du personnel
une « réduction des conflits » de ressources au niveau du management et du personnel
une meilleure communication entre les services
une identification et une résolution des problèmes au niveau approprié avec une meilleure sensibilisation des cadres
des objectifs d'exploitation bien définis avec la capacité de suivre la bonne voie
suivi des indicateurs clés en temps réel pour la prise de décisions mieux informés au niveau du management
une meilleure gestion des goulots d'étranglement
l'identification des exigences de formation à la fois pour les cadres et pour les salariés
la conformité aux normes et procédures ISO existantes.

pourquoi les PME ne peuvent pas agir tout seuls ?

Nous consacrons notre temps et nos ressources à travailler sur la planification et la programmation tout en assurant parallèlement la formation des superviseurs et des cadres du client.

En collaboration avec ses clients, AXIS peut accomplir en un délai relativement bref ce que le client parviendrait à faire lui-même en plusieurs années. Notre position extérieure à l'entreprise nous permet également de surmonter les obstacles traditionnels dans la mesure où nous ne sommes pas impliqués dans les systèmes et les procédures de travail existants. Une formation supplémentaire est destinée aux cadres et aux Directeurs de Projet.

Les cadres et les superviseurs rencontrent des difficultés pour résoudre les problèmes lorsqu'ils sont trop impliqués dans la réalisation quotidienne des tâches de l'entreprise incombant à leur responsabilité. AXIS leur propose donc une perspective nouvelle et objective pour résoudre les problèmes existants.

Nous nous engageons à conserver un contact suivi et régulier post-projet avec tous nos clients, dans la mesure où la société considère ce suivi comme une condition préalable à une activité répétitive avec des références.

phase I : analyse des besoins

Une analyse de votre exploitation actuelle. Cette analyse peut durer jusqu'à une semaine pour les PME et plus longtemps pour les sociétés de taille plus importante ou basées sur plusieurs sites. L'évaluation du potentiel d'économie de nos clients comporte :

votre retour sur investissement annuel prévu
la décomposition des améliorations par site/secteur/service
la préparation d'une proposition de projet
la planification du projet par semaine calendaire, ainsi que l'identification du nombre de semaines de présence nécessaires des personnes sur site
la projection du rapport coût/économies par semaine calendaire.

C'est à ce stade que sont identifiés les indicateurs de performances clé KPI (« Key Performance Indicators »), ainsi que tous les domaines d'amélioration spécifiques sur la base de l'analyse opérationnelle, statistique et comportementale de la société.

Au début de l'analyse, on procède à la désignation des coordinateurs de projet au sein de la société du client. Ces coordinateurs seront ensuite formés par AXIS pendant l'étape de mise en oeuvre, la Phase II, avec un objectif et une responsabilité spécifiques pour la poursuite des améliorations au moment de l'achèvement du projet. Nous remettons un rapport détaillé des résultats de l'analyse accompagné de recommandations stratégiques destinées au client.

phase II : conception et déploiement de systèmes de gestion

Nous collaborons avec tous les niveaux d'encadrement dans les domaines suivants :

l'élaboration de cibles et d'objectifs opérationnels au sein de l'entreprise à partir d'objectifs financiers décidés au niveau exécutif
la conception des systèmes (contrôle de supervision, rapports hebdomadaires et étude de la gestion)
le développement, accord et documentation en ce qui concerne ces systèmes avec les superviseurs et les cadres du service
la formation des managers, superviseurs et des coordinateurs sur site afin de garantir l'utilisation optimale des outils de gestion fournis
l'accumulation des économies hebdomadaires grâce à l'installation de systèmes de contrôle du travail, secteur par secteur
le soutien du développement des comportements de gestion efficaces en motivant les cadres pour qu'ils atteignent de meilleurs résultats et opèrent une meilleure utilisation des systèmes.

La définition et la communication des objectifs de la société sont essentielles dès le début de l'application du projet. L’obtention d’un consensus dans le développement, l'installation et les dernières finitions des systèmes de contrôle de la gestion est un élément essentiel à la réussite, à chaque étape.

Notre personnel, accompagné des cadres et des superviseurs du client, analysent et répondent aux faiblesses apparentes de l'exploitation actuelle. Notre formation est centrée sur la conception des systèmes et sur leur application sur le lieu de travail, jour après jour.

Le nouveau système de contrôle de la gestion développé dans chaque secteur de l'exploitation du client permet et simplifie à la fois l'évaluation des améliorations. L'adoption du nouveau système par votre personnel est rapide dans la mesure où les cadres et les superviseurs sont conscients de bénéficier en personne des améliorations obtenues.

phase III : appropriation et pérennisation des améliorations

Suivi et poursuite des améliorations post-projet à l'issue de la Phase II. À partir de ce stade, nous considérons que notre principal rôle est de vous aider à poursuivre les améliorations obtenues et à augmenter encore votre retour sur investissement.

Un contact constant du client à la fois avec vos cadres et vos coordinateurs garantit l'amélioration continue de votre exploitation grâce au renforcement, à l'amélioration et à la revalorisation des systèmes. Chaque programme d'amélioration continue comprend les éléments suivants :

une communication hebdomadaire avec nous afin d'étudier le rapport de gestion et les économies de la semaine précédente
un accord sur les priorités de la période successive
des plans d'action pour traduire les nouveaux objectifs en actions spécifiques
des audits sur site post-projet et une adaptation précise des systèmes mis en place
une révision et une mise à jour des objectifs et des cibles au niveau opérationnel afin que les améliorations se reflètent dans les performances
l'identification d'opportunités supplémentaires d'amélioration
un « bureau d'aide » permettant au client de répondre aux éventuels problèmes, questions ou préoccupations spécifiques
des cours de remise à niveau pour renforcer le concept de systèmes et le comportement en atelier avec le personnel existant et futur.

Au début de la Phase III, un plan d'amélioration continue est mis en place. Ce plan est établi comme un plan d'action et comporte des objectifs pour l'année à venir. Pendant la phase de suivi, le rôle que doit jouer notre personnel sur site est progressivement réduit afin de contraindre vos cadres et vos superviseurs à atteindre eux-mêmes les objectifs définis.

Un compte rendu hebdomadaire des indicateurs d'activité clés, des rapports de gestion et d'économies avec le client, permet d'identifier tous les éléments problématiques, ce qui permet à vos cadres de prendre les mesures préventives nécessaires en temps utiles. Parallèlement, des audits réguliers sur site permettent de garantir la conformité et le respect des systèmes de gestion mis en place.

programmes de formation

objectifs

Nos programmes de 1 à 5 jours ont été conçus pour offrir aux cadres une sensibilisation approfondie des divers facteurs culturels qui entrent en jeu dans la gestion et pilotage des projets.

Par moyen d'exercices, de discussion, de présentations et de jeux de rôle, les participants se sentent plus à l'aise avec les valeurs culturelles, les attitudes, le comportement et les styles de direction de leurs partenaires aux Etats-Unis, en Europe et en Afrique du Sud, ainsi que leur propre environnement.

Les participants apprennent comment développer leurs propres styles de management, et par conséquent comment mieux utiliser les aptitudes collectives de l'équipe. A la fois, les participants commencent à reconnaître comment et quand modifier leur propre comportement afin de communiquer de manière plus efficace à travers les cultures différentes.

contenu du programme

The project manager as a leader:

what is leadership, what is it not? leadership values, philosophy and personal attributes
identifying challenges to team leadership
practising leadership – what should a leader be, know and, most importantly, do?
how should we relate leadership to the many roles of the project manager – executive, planning, expert, representative, arbitrator and mediator, exemplary symbol?
distinguishing between technical and tactical competence for effective leadership
a model for leadership behaviour
self-analysis of leadership – how do we see ourselves as leaders? what are our team management strengths and weaknesses?

Setting goals:

team objectives and goals – how do we establish and set these? how do we communicate these goals? how do we break these goals down into smaller, more manageable operational targets?
tracking goals and team performance as a means of highlighting problems in sufficient time to take preventive or corrective action
reviewing goals for a continual upgrading of performance.

Inside other cultures - case studies:

different views of leadership and project management from around the world – Europe, America, South Africa
role-plays and discussion to highlight the key factors in managing and working with people from other cultures today.

Working across cultures:

how to adapt your messages, structure, language, and performance style to make the maximum impact on your intercultural audience.

Knowledge and learning in project management:

sharing a mission, vision and values and underpinning these through training at all organizational levels and developing a team culture.
intellectual assets management through business intelligence and knowledge management tools
what are the barriers to learning and how can we overcome them at both management and team member levels?
continuous improvement programmes.

Project management tools:

project approach, resource allocation and co-ordination, milestone and project reviews on deliverables, reporting structure, action plans.

Meetings for effective project management:

project meeting structure and scheduling – daily/weekly planning and review meetings.

Getting the message across:

securing agreement upon your objectives, contrasting the project manager and team member viewpoints
selling ideas and concepts through the use of features and benefits
open-ended versus closed statements.

International English:

the use of English in international environments
the use of English as a language medium between non-native speakers
avoiding pitfalls
dealing with communication breakdowns.

How can I benefit from this?

summary of learning points from the exercises, case studies and role-plays
practical suggestions for real situations
how to keep learning.

notre démarche

La participation proactive de la part du groupe est encouragée et attendue. L'animateur et ses collaborateurs fournissent des vraies expériences comme exemples du bon déroulement des projets dans différents domaines. Ces derniers sont complétés par les jeux de rôle et par les échanges actifs entre les membres du groupe.

Des présentations animées et des documents d'accompagnement servent à aider les participants ultérieurement dans l'application des concepts de leadership et de direction de projets, dans le contexte de leur travail quotidien. Nos séminaires et programmes de formation ont lieu soit chez le client soit dans une salle de conférences convenable.

nos animateurs/formateurs

Le formateur principal est un Directeur de Projet appartenant à AXIS Strategy Consultants, avec la collaboration d'autres formateurs et spécialistes dans la gestion des projets. Le profil de chaque formateur et collaborateur vous est accessible sur demande.

pôle juridique

aide à la création d’entreprise

AXIS réalise l’étude préalable à votre projet
AXIS prend en charge la création de votre entreprise, son étude et le suivi de votre projet
AXIS effectue pour votre compte l’ensemble des formalités et les annonces légales
AXIS protège votre marque et votre notoriété

évolution de votre entreprise

AXIS assure la gestion juridique liée votre activité, vous assiste et vous conseille,
AXIS effectue le secrétariat juridique de votre société et les relations avec les extérieurs (banques, comptables, commissaires aux comptes)
AXIS effectue les changements nécessaires à votre développement
AXIS assure la mise en relation avec des praticiens spécialisés

nos atouts

un soutien dans vos démarches
une logique d’économie
une écoute
une meilleure sécurité, des conseils avisés
un réseau de praticiens
une meilleure logistique face aux méandres administratifs.

59 avenue Victor Hugo - 75016 - PARIS

Telefax: +33(0)1 39.21.74.61